Paso a Paso: Cómo Implementar la TRA para Tu Alojamiento en Colombia

¿Qué es la TRA y por qué es obligatoria?

La Tarjeta de Registro de Alojamiento (TRA) es un documento obligatorio que deben diligenciar todos los prestadores de servicios turísticos en Colombia cada vez que reciben a un huésped. Esta tarjeta funciona como constancia del contrato de hospedaje y es uno de los principales mecanismos del Estado para regular la actividad turística, garantizar la seguridad y mantener estadísticas del sector.

¿Quiénes están obligados a implementarla?

Todos los prestadores de servicios turísticos están obligados a usar la TRA, sin importar el tamaño o tipo de alojamiento. Esto incluye hoteles, hostales, viviendas turísticas, glampings, fincas, cabañas y cualquier establecimiento que ofrezca servicios de hospedaje, de manera ocasional o permanente.

Beneficios de cumplir con esta obligación

• Legalidad: Cumplir con la TRA es un requisito indispensable para operar dentro del marco legal colombiano.
• Evitar sanciones: No registrar a los huéspedes puede derivar en sanciones económicas e incluso en la cancelación del Registro Nacional de Turismo (RNT).
• Mayor confianza: Brindar información clara y cumplir con la normativa mejora la percepción de seguridad y confianza entre los huéspedes.
• Acceso a programas de apoyo estatal: Estar al día con la TRA y el RNT es condición para acceder a capacitaciones, beneficios y subsidios ofrecidos por el gobierno.

Requisitos previos para implementar la TRA

Antes de comenzar a registrar huéspedes en la plataforma oficial de la TRA, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos:

Tener el Registro Nacional de Turismo (RNT) activo

Este es el primer paso obligatorio. Si tu alojamiento no tiene un RNT vigente, no podrás acceder a la plataforma TRA. Además, el correo electrónico registrado en el RNT será clave para gestionar accesos y recibir notificaciones.

Si aún no tienes el RNT. Aquí te dejamos una guía paso a paso de como solicitarlo.

Guía paso a paso: Cómo crear el RNT

Acceso al correo registrado en el RNT

Toda la información relacionada con tu usuario, clave de acceso y notificaciones de la plataforma se enviará a este correo. Asegúrate de tener acceso al buzón y de que esté actualizado.

Clasificación según capacidad tecnológica del prestador

Dependiendo de los recursos y herramientas que tengas disponibles, puedes implementar la TRA de una de las siguientes tres formas:

Grupo 1: Con software PMS (Property Management System): Si tu alojamiento usa un software de gestión (PMS), puedes integrarlo directamente con la plataforma TRA. Solo debes solicitar un token desde el portal y configurar la sincronización.

Grupo 2: Sin PMS pero con acceso a internet: Si no cuentas con un software, puedes registrar manualmente a tus huéspedes directamente en la plataforma web oficial.

Grupo 3: Sin conexión a internet (uso de plantilla Excel): Si tienes problemas de conectividad, puedes descargar una plantilla en Excel, registrar allí la información diariamente y subirla al sistema el primer día hábil del mes siguiente.

Pasos para implementar la TRA

a) Acceso a la plataforma

1. Ingresa al portal oficial: https://tra.mincit.gov.co/login

Digita tu número de RNT y tu clave de acceso. Si no tienes una clave o la olvidaste, puedes solicitarla desde el mismo portal en la opción solicitar contraseña.

b) Registro de huéspedes

Una vez dentro del sistema, haz clic en “Nuevo Huésped” e ingresa la información completa de cada persona alojada, incluyendo acompañantes. Los datos solicitados son:

• Tipo y número de identificación
• Nombres y apellidos
• País y ciudad de residencia y procedencia
• Motivo principal del viaje (negocios, turismo, etc.)
• Número de habitación o espacio asignado
• Fechas de check-in y check-out
• Tipo de acomodación
• Número de acompañantes
• Valor pagado por la reserva

c) Envío y validación de la información

Antes de enviar el registro:

1. Verifica que toda la información esté completa y correcta
2. Según el grupo al que pertenezcas, la forma de envío será distinta:

• Grupo 1: La información se transmite automáticamente desde tu PMS mediante el token.
• Grupo 2: El envío se realiza manualmente desde el portal web.
• Grupo 3: Deberás cargar el archivo Excel consolidado el primer día hábil del mes siguiente.

Obligaciones y buenas prácticas

Registro diario y sin omisiones

Estás obligado a registrar todos los huéspedes, tanto nacionales como extranjeros, el mismo día de su ingreso. No hacerlo puede representar sanciones y la pérdida del RNT.

Conservación de la TRA como soporte legal

Cada tarjeta diligenciada funciona como prueba del contrato de hospedaje. Es recomendable conservar estos registros por al menos cinco (5) años como respaldo en caso de requerimientos legales o auditorías.

Participación en capacitaciones oficiales

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo ofrece talleres virtuales, guías y capacitaciones gratuitas para ayudarte a entender y aplicar correctamente la normativa. Participar te mantiene actualizado y evita errores comunes.

Automatiza el registro sin costo

Si deseas facilitar aún más el proceso de registro, puedes automatizar la TRA con software de terceros, como Terra Travel, una herramienta totalmente gratuita que se integra directamente con la plataforma del MinCIT.

Es ideal para quienes buscan ahorrar tiempo, evitar errores manuales y centralizar el proceso sin complicaciones técnicas.

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Consejos para delegar correctamente el registro

Si más de una persona está a cargo del alojamiento, asegúrate de que todos estén capacitados y que exista un protocolo claro para el registro diario. Usa una hoja de control interno o define turnos para evitar duplicaciones u omisiones.

Conclusión

Implementar correctamente la TRA no solo es una obligación legal, sino una oportunidad para fortalecer la imagen y confianza de tu alojamiento. Registrar a tus huéspedes de manera oportuna y organizada demuestra responsabilidad y cumplimiento ante las autoridades.

Además, mantener la información actualizada y aprovechar herramientas tecnológicas como Terra Travel puede optimizar tu tiempo y reducir errores, lo que se traduce en menos estrés y mayor eficiencia para ti y tu equipo.

Cumplir con la TRA es una inversión en legalidad, reputación y crecimiento sostenible de tu negocio turístico.

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Preguntas frecuentes (FAQ)

1. ¿Qué pasa si no registro a un huésped en la TRA?

No registrar a los huéspedes es una infracción que puede generar multas económicas, llamados de atención por parte del MinCIT y, en casos graves o reincidentes, la suspensión o cancelación del RNT, lo que te impediría operar legalmente.

2. ¿Debo registrar también a los acompañantes?

Sí. Todos los acompañantes deben ser incluidos en la misma tarjeta de registro. El sistema permite agregar los datos personales de cada acompañante junto al huésped principal.

3. ¿Puedo delegar la tarea del registro a otra persona de mi equipo?

Sí, puedes delegarlo, pero asegúrate de que la persona encargada tenga acceso al sistema y esté bien capacitada para evitar errores. Es una buena práctica establecer un protocolo interno para llevar control del proceso.

4. ¿Qué pasa si no tengo internet o mi conexión es muy inestable?

Si no cuentas con acceso a internet, puedes pertenecer al Grupo 3 y usar la plantilla Excel oficial. Debes cargar el archivo en la plataforma el primer día hábil del mes siguiente al mes de operación.

5. ¿El uso de herramientas como Terra Travel es obligatorio?

No. El uso de software como Terra Travel es opcional, pero puede facilitarte mucho el proceso si manejas varias reservas o si prefieres automatizar tareas repetitivas. Lo mejor es que es totalmente gratuito y autorizado para conectarse con la plataforma TRA.

Hacer reportes a TRA y SIRE no tiene por qué ser un dolor de cabeza. En TERRA TRAVEL lo haces en pocos clics y sin pagar nada.

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